7 redenen om afscheid te nemen van Excel en te kiezen voor een PIM
7 redenen om afscheid te nemen van Excel en te kiezen voor een PIM
De meeste productiebedrijven maken nog dagelijks gebruik van Excel om productdata bij te houden, terwijl Excel daar niet de meeste geschikte tool voor is. Waarom?
Veel gehoorde uitspraken zijn: “We hebben Excel altijd al gebruikt en het werkt toch prima? We zijn eraan gewend.” en “Ach, we hebben niet zo heel veel gegevens, dus waarom zouden we een ander systeem gebruiken? Dat is vast veel te ingewikkeld.”
Excel heeft op het eerste gezicht inderdaad zo zijn voordelen:
- Toegankelijk voor iedereen (calculators, productieplanners, marketeers, sales, HR)
- Bekend, makkelijk en intuïtief te gebruiken
- Veelzijdig (tabbladen, spreadsheets, grafieken, statistiek en formules)
Maar is Excel nog wel het juiste instrument als je streeft naar commercieel succes en steeds meer afnemers vragen om betrouwbare, up-to-date productinformatie?
Hieronder volgen 7 redenen waarom het tijd wordt om afscheid te nemen van Excel en over te stappen op een productinformatie systeem:
1. Foutgevoelig en tijdrovend
Vaak wordt Excel gebruikt om productdata te verzamelen afkomstig uit verschillende, niet-gekoppelde systemen en software. Deze informatie wordt meestal aangeleverd in verschillende formaten en moet dan met de hand verwerkt worden. Bovendien is er geen controle op data duplicatie. Dat maakt Excel foutgevoelig en tijdrovend.
2. Onoverzichtelijk
Een Excel spreadsheet wordt al snel onoverzichtelijk als het aantal producten uitbreidt. Met honderden rijen en kolommen laadt het document traag en is bijwerken lastig door veel scrollen. Ook wordt het moeilijk om informatie terug te vinden.
3. Niet online
Excel kan niet real-time productdata streamen naar online media zoals een datapool (Artikelbeheer.nl, 2ba.nl), een online catalogus of een website. Voor online media is dus altijd een data-export nodig en dat betekent regelmatig, soms zelfs dagelijks, onderhoud.
4. Geen dataconversie
Data in Excel laten zich lastig converteren naar andere brancheformaten zoals PAB, Pricat, BMECat, of INSBOU. Bijvoorbeeld even snel een databestand aanleveren bij 2ba of Artikelbeheer.nl blijkt in de praktijk nagenoeg ondoenlijk.
5. Niet meertalig
Excel kent geen automatische vertaling van vaktermen voor meerdere Europese talen; deze vertalingen zullen met hand ingevoerd moeten worden; voor elk assortiment en bij elke wijziging opnieuw.
6. Beperkte zoekmogelijkheden
Excel kent diverse sorteer-, filter- en zoekopties, maar er zit een limiet aan hoe nauwkeurig je hiermee een artikel- of productinformatie kunt zoeken. Omgekeerd is een relationele database speciaal ontworpen om met krachtige zoek-query’s subsets van data op te halen en eventueel ook te bewerken.
7. Geen automatische datacontrole
Wijzigt de ETIM classificatie of een brancheformat, dan ontbreekt in Excel een automatische controle van de data. Dat betekent dat in Excel alle data met de hand moeten worden nagelopen. Een productinformatie systeem controleert bij wijzigingen van de standaard automatisch alle data en rapporteert waar informatie aangevuld of toegevoegd moet worden.
Weg met Excel, stap over op PIM
De conclusie is eenvoudig: Excel is sterk in data analyse, maar niet geschikt voor professioneel data management. De juiste tool hiervoor is een product management systeem, zoals het PIM systeem van Compano. Dit systeem, speciaal geschikt voor de installatiebranche, ondervangt alle bovengenoemde bezwaren van Excel en is daarmee vele malen beter in het up-to-date houden van productinformatie:
- Snel en accuraat bijwerken van productdata
- Overzichtelijke presentatie van productgegevens
- Makkelijk online publiceren
- Converteren naar alle brancheformaten
- Meertalige productdata
- Uitgebreide zoekmogelijkheden
- Automatische datacontrole
Neem gerust even contact met ons op als u vragen heeft, we helpen u graag verder (jimmink@compano.com)