Inkoop, controle en administratie volledig geautomatiseerd
Inkoop, controle en administratie volledig geautomatiseerd
Vanaf 1 april 2017 is Colink, inkoopcollectief en dienstverlener voor de installatiebranche, volledig overgestapt op de uitgebreide mogelijkheden van de software van Compano. 'En dat bevalt steeds beter', verzekert René van der Giessen, oprichter van deze Haarlemse onderneming.
'Het eerste contact is gelegd op de VSK-beurs van 2016 en na wat oriënterende gesprekken was ik er halverwege dat jaar al uit. In oktober 2016 kon ik al gaan proefdraaien, wat meteen goed ging. Na wat demarrages en een aantal aanpassingen zijn wij vanaf april dit jaar over met al onze werkzaamheden voor het inkoopcollectief. Ik heb onlangs zelfs akkoord gegeven om ook onze financiële administratie met Compano-software te gaan voeren.'
'Zo heb ik inkoop, controle en administratie 100% betrouwbaar en het proces is volledig geautomatiseerd. Handmatig werken via zelfgebouwde Access-databases behoort tot het verleden. De aanpassingen aan en de controle op de Compano-software vergden wel wat van mijn geduld, maar het was het wachten meer dan waard. Compano heeft de verwachtingen volledig waargemaakt.'
Inkoopcondities, facturencontrole en administratie volledig geautomatiseerd
Rene van der Giessen: 'We maken gebruik van Art-Select, waarbij de artikelen uit Artikelbeheer.nl voorzien van onze inkoopcondities online oproepbaar zijn voor onze deelnemers. Zo hebben ze meteen goede informatie: de correcte artikelgegevens met de prijzen zoals wij die afgesproken hebben. De online prijzenvergelijkingsmodule was een belofte aan onze deelnemers en dankzij Compano hebben we deze kunnen waarmaken.'
Enorme tijdsbesparing met software van Compano
Naast deze prijzenvergelijkingsmodule met behulp van Compano’s Art-Select wilde Colink ook een oplossing hebben voor het controleren van de facturen. Van der Giessen: 'Kijk, in ArtSelect en de software zitten de afspraken met onze leveranciers.'
'Dat gedeelte is voor mij de basis voor factuurcontrole. Factureren de leveranciers wel wat is afgesproken voor ons collectief? Dat is wat wij dankzij Compano voor 100% garanderen voor onze deelnemers.'
Hoe gaat dat controleren dan in zijn werk? 'In de praktijk worden groothandelsfacturen ingelezen, en met behulp van de Compano-software wordt een match gemaakt tussen de factuurregel en de prijscondities zoals we die hebben vastgelegd. Is er een afwijking dan ontvang ik een mailtje waarnaar ik dan even kijk. En gelukkig krijg ik maar weinig afwijkende zaken te zien. Dus in plaats van de hele dag kritisch naar 98% correcte facturen te kijken, controleer ik nu alleen nog maar de 2% afwijkende. Wat een tijdsbesparing!'
Garantie en extra service van Colink
En het mooie is, dat dankzij deze geautomatiseerde controle van de prijzen op de facturen, Colink de garantie biedt dat alle inkoopfacturen 100% gegarandeerd in orde zijn.
'Als extra service hebben we nu dan ook dat wij alle facturen namens onze deelnemer ontvangen en deze controleren. Vervolgens spelen wij de facturen door, een voor een of als verzamelfactuur per week of veertien dagen.'
Goede, waardevolle samenwerking
Van der Giessen: 'De samenwerking bevalt ons uitstekend. Compano-software is betrouwbaar, het klopt gewoon, daar kunnen wij op vertrouwen. Ik ben ook zeer te spreken over de deskundigheid van de mensen bij Support.' Gniffelend: 'Ik kan de gekste vragen voorleggen en ik krijg nog een serieus antwoord. Zonder gekkigheid: alle contacten zijn altijd plezierig.'
‘Colink huurt de software en dat maakt het voor ons kostenefficiënt. En als we ze bellen en een probleem voorleggen dan begrijpen ze het ook echt. De techniek is zodanig dat ze even meekijken en dan helpen ze me weer op weg. Kortom: ze helpen echt. En ze lossen het op. Ik vind het heel waardevol dat ze hun afspraken nakomen. Als de vraag niet meteen te beantwoorden is, gaan ze het uitzoeken en komen ze er later op terug.'
Wat brengt de toekomst?
Voor de eigen bedrijfsvoering schaft Colink nu meer modules aan. 'Ik heb opdracht gegeven voor het installeren van de module Financiën. Ook deze module gaat mij tijd opleveren. Vorige week een heel goede en heldere demo gehad in Sneek.'
'Vanaf begin volgend jaar hebben we een leuk voorstel aan onze 65 deelnemers. Ook die deelnemers kunnen ervoor gaan kiezen de offertes en facturen met Compano-software te gaan maken. Wat mij betreft is het namelijk heel handig als dat in de Compano-software gebeurt. Het idee gaan we nog verder uitwerken, ik heb vanaf begin volgend jaar wederom leuk nieuws te melden.'